Shërbimi doganor shqiptar ka nisur të pranojë deklarimet online të bizneseve, por ndërkohë kërkon që dokumentet dhe informacionet që lidhen me veprimtarinë doganore të deklaruese të ruhen për llogari të kontrolleve fizike.

Një udhëzim i fundit i Drejtorisë së Përgjithshme të Doganave përcakton se, që deklarimi në doganë të bëhet online pa letra duke aplikuar nënshkrimin elektronik, si dhe zbatimin e saktë të procedurave mbi ruajtjen dhe arkivimin e dokumenteve dhe informacioneve të tjera nga ana e deklaruesve duhet që  deklaruesi i drejtpërdrejte apo i tërthortë që është i përfshirë direkt apo indirekt në përmbushjen e formaliteteve doganore ose në kontrollet doganore duhet:

• Të mbajë dhe të ruajë të gjitha informacionet e tjera:
• Me kërkese të autoritete doganore dhe brenda afateve kohore të caktuara, tu japë këtyre autoriteteve të gjitha dokumentet dhe informacionin e kërkuar në një formë të përshtatshme duke ofruar të gjithë asistencën e nevojshme për përmbushjen e formaliteteve ose të kontrolleve.
• depozitimi i deklaratave doganore, i një deklarate të magazinimit të përkohshëm, i një deklaratë përmbledhëse të hyrjes. Deklarate përmbledhëse të daljes, deklaratë rieksporti ose njoftimi rieksporti nga një person drejt autoriteteve doganore ose dorëzimi i një aplikimi për një autorizim apo çdo vendim tjetër e bënë këtë përgjegjës për  saktësinë e dhe tërësinë e informacionit të dhëne në deklaratë, në njoftim ose në aplikim:
• Autenticitetin e vërtetësinë dhe vlefshmërinë e çdo dokumenti që shoqëron deklaratën, njoftimin ose aplikimin;
• Kur është e zbatueshme në përputhje me të gjitha detyrimet që kanë lidhje me vendosjen e mallrave në fjalë nën një regjim doganor apo me kryerjen e operacioneve të autorizuara.

Deklaruesi duhet të marrë masa që dokumentet mbështetëse të mbahen së bashku me deklarimin.

Një herë në vit bëhet kontroll fizik i dokumenteve, i cili pasqyrohet në një procesverbal që ruhet në një dosje të veçantë për këtë qëllim. Jo më rrallë se një herë në vit behet pastrimi i rafteve, kasafortave, dollapëve, kutive dhe dosjeve si dhe dezinfektimi i ambienteve ku ruhen dokumentet.

Deklaruesi duhet të bëjë çdo përpjekje që dokumentet e arkivuara të jenë të siguruar në vendruajtje ku ato mbahen. /Monitor